Quel système d'impression à l'heure du digital ?

Selon IDC, 58 % des salariés effectuent trois-quarts de leur travail via des appareils mobiles et 55 % utilisent leur smartphone à des fins professionnelles. Ces outils de travail bousculent l’idée que le poste de travail est le seul et unique point d’accès permettant l’impression, la numérisation et le partage de documents. L’impression mobile suit cette évolution des habitudes de travail et vient faciliter l’échange d’informations entre collaborateurs, clients et partenaires. Réussir la mise en oeuvre de l’impression mobile contribue fortement à la transformation digitale d’une entreprise.

Véritable élément de flexibilité au travail, l’impression mobile accroît la productivité des salariés. Quoi de plus essentiel pour un commercial que de pouvoir imprimer un devis directement chez un client, de plus efficace pour un technicien que de pouvoir imprimer une fiche technique ; ou encore pour un voyageur de pouvoir imprimer, depuis son téléphone, sa carte d’embarquement  directement dans le hall de son hôtel. Les entreprises doivent offrir à leurs salariés, mais aussi leurs clients ou partenaires, l’opportunité d’imprimer et de numériser tout format de document, depuis tout type d’appareil mobile. Néanmoins, tout projet d’impression mobile doit être réfléchi et il est indispensable de se poser, en amont, les bonnes questions.3

QUELS MODÈLES DE SMARTPHONES UTILISENT MES SALARIÉS ? SONT-ILS SOUS iOS OU SOUS ANDROID ?

Vous avez très certainement au sein de votre entreprise des appareils mobiles de marques différentes, avec des systèmes d’exploitation et des versions de systèmes d’exploitation différents. Il vous faudra en faire l’inventaire car certains applicatifs ne sont dédiés qu’à un système d’exploitation en particulier : Air-Print pour Apple, Mopria Print Service pour Android, quand d’autres applications sont compatibles avec tous les types de terminaux mobiles. Cet inventaire aura également un réel impact sur le choix du système d’impression.

COMMENT EST GÉRÉ L’ACCÈS DES TERMINAUX MOBILES AU RÉSEAU D’ENTREPRISE ?

Deux options s’offrent à vous. Première option, vos appareils mobiles et vos systèmes d’impression sont connectés au réseau d’entreprise ; ils utilisent donc le même réseau. Seconde option, vos appareils mobiles se connectent directement au système d’impression, via la technologie Point d’Accès proposée par Konica Minolta. Ils ne se connectent donc pas au réseau d’entreprise. Dans cette configuration, vous préservez la sécurité du réseau et évitez tout risque d’attaque.

QUELS SONT LES BESOINS EN IMPRESSION MOBILE ? QUI EST CONCERNÉ : LA FORCE COMMERCIALE, LES TECHNICIENS, LES SALARIÉS DU SIÈGE, LES INVITÉS ?

La solution d’impression mobile ne sera pas la même selon vos besoins. Les collaborateurs en déplacement pourront, par exemple, se tourner vers des applications comme Google Cloud Print, qui permettent d’imprimer des documents présents sur leur smartphone, depuis la 3G ou la 4G, sur un système d’impression bien défini. Un invité pourra, via son iPhone, utiliser la technologie AirPrint pour imprimer son document.

Pour un usage plus fréquent et plus de possibilités, des applications propriétaires existent. PageScope Mobile de Konica Minolta permet de retrouver un large éventail d’options d’impression, telle que la possibilité d’imprimer un document avec des finitions d’agrafage ou en mode livret. Il est aussi possible de numériser des documents et de les envoyer directement à l’appareil mobile.

Les possibilités liées à l’impression mobile sont vastes et votre futur partenaire DOIT vous accompagner et vous conseiller dans cette démarche. Les bénéfices sont clairs. L’impression mobile offre un confort de travail et un gain de productivité aux salariés, elle participe également à l’image innovante de l’entreprise auprès de vos clients et partenaires. En outre, l’impression mobile est compatible avec des solutions de gestion des accès et usages, qui vous permettront de sécuriser, de comptabiliser et d’analyser vos impressions mobiles.

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