Scanning

Scanning

Archiver est une action qui consiste à conserver et classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat. Deux archivages sont possibles :

STOCKARCHIVAGEPROTECTIONDÉMATÉRIALISATIONPERFORMANCENUMÉRISATION – PARTAGE

L’archivage physique: on range, classe et archive des documents pour les stocker physiquement.

Problèmes : Il faut de la place de stockage, souvent onéreuse qui assure une intégrité physique des documents et une protection contre le vol, l’incendie, les inondations. L’accès n’y est pas toujours facile et le temps de recherche d’un document souhaité peut s’avérer long.

L’archivage électronique: on dématérialise, on scanne, on numérise pour les stocker électroniquement.

Avantages : Il n’y a plus de copies inutiles, on consulte la version numérique directement et rapidement depuis son poste de travail. Le partage et l’accès à l’information sont facilement gérés via un meilleur contrôle. Un workflow peut permettre en amont un traitement automatique ainsi qu’une attribution automatique des tâches. La place nécessaire pour ce type d’archivage est moindre.

La dématérialisation et ses avantages:

  • La gestion des flux courriers et des documents physiques en format numérique constitue un levier de performance économique
  • Numériser permet un meilleur partage du savoir faire et diminue le risque d’avoir un processus dépendant d’une seule personne, entraînant une meilleure répartition des ressources par une polyvalence accrue des salariés
  • Les méthodes de travail s’en trouvent repensées : simplification de l’archivage physique, optimisation du classement, d’où une diminution des pertes de documents, gain de temps dans les recherches et la consultation des dossiers, meilleure partage de l’information…
  • Les personnes favorables aux changements et aux améliorations en sont valorisées et les managers ont ainsi une vision très claire de la nouvelle organisation et de ses axes de progression
  • Il faut cependant ne pas perdre de vue que le processus de dématérialisation est un projet à part entière et n’est pas qu’une simple composante d’un projet GED ou Archivage mais le point de départ pour la migration des workflow papier vers le numérique.
  • La dématérialisation a du sens même sans solution de GED ou d’archivage, elle peut simplement, et dans un premier temps, répondre à un problème de risque opérationnel.

 

Le Groupe Charles Kieffer vous accompagne dans votre processus de dématérialisation à chacune des étapes.

Nous pouvons selon vos besoins, assurer pour vous un service de scanning documentaire

  1. Chez vous, en vous mettant à disposition du matériel et de la main d’oeuvre
  2. Au sein de nos locaux sécurisés : une ligne de production équipée de scanners professionnels, ainsi qu’une équipé dédiée et formée pour assurer une dématérialisation de vos documents :
  • De vos archives : toutes vos archives sont amenées au sein d’une zone sécurisée PSF et y sont dématérialisées. Elles peuvent ensuite vous être remises, soit retournées dans vos archives
  • De vos documents quotidiens : tous vos documents journaliers (courrier, … ) proviennent directement de la Poste et sont amenés au sein de la zone sécurisée PSF pour y être dématérialisés et injectés dans vos workflow
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