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À LA RECHERCHE D’UNE SOLUTION SUR MESURE POUR OPTIMISER SES PROCESSUS D’ACHAT ET DE VALIDATION DES FACTURES, LE DOMAINE THERMAL DE MONDORF-LES-BAINS A CHOISI CK WORFLOW.


« Parfaitement adaptée à nos besoins, cette solution nous garantit une grande fluidité de l’information et un gain de temps considérable au quotidien », témoigne David Grandjean, chef comptable du Domaine Thermal.

Le Domaine Thermal de Mondorf-les-Bains accueille chaque année quelque 5 500 personnes pour des cures santé de plusieurs jours. Le centre propose également des activités de loisirs, spa, wellness et fitness. Il abrite deux hôtels, cinq points de restauration, sans oublier le volet événementiel. Au quotidien, plus de 300 salariés s’activent sur le site, qui regroupe une multitude de métiers, des médecins aux cuisiniers en passant par les ouvriers d’entretien et les services de support.

« Un seul et même service comptable gère l’ensemble de ce site qui s’étend sur plus d’un kilomètre, d’où l’importance de solutions de communication efficaces entre les différents pôles », explique David Grandjean, chef comptable du Domaine. Composé d’une jeune équipe de 7 personnes, le service comptabilité était à la recherche d’une solution simple pour optimiser ses processus d’achat et de validation des factures. « Jusqu’ici, nous étions dans un processus purement papier. Chaque document entrant, qu’il s’agisse d’une facture, d’un bon de livraison, d’un bon de commande ou d’un contrat, était copié à 2 ou 3 reprises. Nous établissions des dossiers et ceux-ci étaient amenés physiquement auprès des personnes responsables pour signature », explique-t-il. Obligatoirement soumis à la validation de plusieurs responsables, les dossiers tardaient parfois à revenir à l’expéditeur. « Nous perdions beaucoup de temps et d’énergie. Heureusement, tout cela est de l’histoire ancienne. »

UNE SOLUTION CONSTRUITE AUTOUR DE NOS BESOINS.

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Aujourd’hui, tout document qui franchit la porte de la comptabilité est scanné. Le logiciel utilisé, configuré sur base de différents templates, reconnaît tous les éléments utiles présents sur le document, ce qui permet de l’identifier et de le rechercher par la suite. « Une fois scanné, le document intègre le logiciel de workflow de validation. Il est envoyé aux différentes personnes responsables qui peuvent le valider d’un simple clic, avant la validation finale par la direction générale », détaille David Grandjean. Au final, le document est classé et l’on peut le retrouver très facilement sur le serveur au départ d’un nom, d’un montant ou d’un numéro de facture. Aujourd’hui, les comptables voient en temps réel quel est le statut d’une facture et à quel niveau de validation elle se trouve.

TRÈS SOUPLE, LA SOLUTION A PU ÊTRE ADAPTÉE SUR MESURE À NOS PROCESSUS DE VALIDATION INTERNE TRÈS HIÉRARCHISÉS

« Nous avons été très rapidement conquis par la solution proposée par CK, avec qui nous travaillions déjà au niveau des imprimantes multifonctions et scanners. Au départ du projet, au dernier trimestre 2016, nous avons mené un gros travail en interne afin de définir très précisément ce dont nous avions besoin. Contrairement à d’autres solutions présentes sur le marché, l’avantage de CK Workflow est qu’il répond parfaitement à nos besoins, sans que nous ayons dû modifier nos procédures. Très souple, la solution a pu être adaptée sur mesure à nos processus de validation interne très hiérarchisés. Nous traitons 5 000 à 6 000 factures par an. Nous voulions un outil simple d’utilisation. Nos équipes ne sont pas toutes rôdées à l’informatique. Au final, chaque document peut être facilement consulté et validé, et nous gagnons de l’espace au niveau de l’archivage. »

LA CLÉ DU SUCCÈS RÉSIDE DANS UN TRAVAIL COMMUN ENTRE LE DOMAINE THERMAL ET CK.

MOINS DE TROIS MOIS APRÈS L’ÉTABLISSEMENT DU CAHIER DES CHARGES, CK WORKFLOW ÉTAIT OPÉRATIONNEL.

Le 15 janvier, soit moins de trois mois après l’établissement du cahier des charges, CK Workflow était opérationnel. Formé par les équipes de CK, le service financier a assuré lui-même la formation des autres utilisateurs en interne. « En cas de question, les utilisateurs reviennent vers nous. Et si la demande est trop technique, nous pouvons toujours nous tourner vers les équipes support de CK. Mais dans l’ensemble, nous sommes totalement autonomes », poursuit David Grandjean. L’équipe IT du Domaine Thermal a elle aussi été formée à l’utilisation de la solution CK Workflow et notamment à la création de nouveaux templates pour faciliter la reconnaissance des documents au moment du scan.

Quelques mois plus tard, le service comptabilité gagne chaque jour un temps précieux dans la gestion des factures et des autres documents transitant par ses bureaux. « Signe de la réussite du projet, tous les départements répartis sur le site du Domaine Thermal ont rapidement adopté le nouveau système de validation. Le projet facilite la vie de chaque collaborateur qui voit le gain de temps obtenu. La circulation de l’information est plus fluide, plus sûre, plus rapide. Au niveau de l’équipe comptable, le travail est moins fastidieux et nous pouvons nous consacrer à d’autres tâches plus importantes que  de courir après des factures éparpillées sur le site. »

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